tahap-tahap penerapan pendekatan sistem

I. ORGANISASI FUNGSI SISTEM INFORMASI

LOKASI FUNGSI SISTEM
Tanggung jawab sistem secara tradisional dibebankan kepada fungsi akuntansi. Pengembangan yang paling konservatif adalah ditempatkannya fungsi tersebut dibawah wakil direktur keuangan dan level manajer yang sama sebagai controller. Alternatif pengembangan lain adalah dengan menempatkan fungsi sistem di bawah direktur jasa administrasi.

STRUKTUR INTERN FUNGSI SISTEM INFORMASI
1. Manajer sistem informasi, sebagai pimpinan fungsi sistem informasi, manajer informasi membantu menyusun tujuan sistem, melakukan perencanaan sistem jangka panjang dan melakukan pengembangan sistem dan aktivitas fungsi operasi. Juga mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer kunci dan staff, serta mengangkat dan melatih manajer baru bila diperlukan.
2. Staff
- Staff Perencanaan
- Staff Teknis
- Staff Personalia
3. Steering Committee, dinamakan kelompok pengembangan sistem informasi yang menyediakan keseluruhan petunjuk dalam pengembangab sistem. Me-review dan menyetujui recana sistem jangka panjang, menambah hardware/software, menentukan prioritas yang berhubungan dengan proyek pengembangan sistem, mengontrol kemajuan proyek sistem dan memonitor kinerja fungsi.
4. Manajer Pengembangan Sistem
5. Manajer Aplikasi
6. Manajer Pusat Informasi
7. Manajer Jasa Teknisi
8. Administrator Database. Mempunyai 3 tanggung jawab.
9. Auditor Intern, mengontrol sistem informasi yang diimplementasikan.

INTERAKSI DENGAN FUNGSI AKUNTANSI
Berhubungan erat dengan fungsi sistem informasi. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga hubungan ini adalah :
1. Menempatkan kontroler dan manajer sistem informasi pada steering committee.
2. Menempatkan akuntan pada tim proyek sistem.
3. Menempatkan orang yang mempunyai pengetahuan akuntansi dan teknologi informasi sebagai koordinasi antara fungsi akuntansi dan sistem informasi.
4. Membentuk grup audit internal yang stafnya akuntan dan auditor berorientasi sistem.
5. Membentuk grup pengendalian data dalam departemen akuntansi.

II. PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM

PENDEKATAN TOP-DOWN VERSUS BOTTOM-UP
Pendekatan top-down dimulai pada organisasi atas dengan keseluruhan tujuan dan strategi. Keputusan yang ada diidentifikasikan untuk menentukan informasi yang dibutuhkan. Top-down keseluruhan tujuan dan strategi dimulai dari atas organisasi. Keputusan diidentifikasi untuk menentukan kebutuhan informasi. Pendekatan ini sesuai untuk pengembangan sistem berorientasi keputuan seperti decision support systems, executive information systems dan expert systems.
Pendekatan bottom-up dimulai dari bawah organisasi. Fokus pada sistem aplikasi dan operasi individu. Sesuai untuk pengembangan sistem pemrosesan transaksi.

PENDEKATAN IN-HOUSE VERSUS OUTSOURCING
Sistem pengembangan in-house adalah pendekatan outsourcing. Outsourcing melibatkan semua aktivitas yang membutuhkan hardware dan software dan pegawai sistem. Pendekatan in-house, aktivitas sistem informasi ditangani oleh pihak intern perusahaan. Outsourcing ini dapat menjadi pendekatan yang atraktif.
Keuntungan outsourcing ini adalah :
1. Menghilangkan masalah yang berhubungan dengan frustasi yang disebabkan oleh manajemen sistem informasi.
2. Menghilangkan atau mengurangi capital untuk fasilitas komputer dan
3. Dapat mengurangi costs operasi sistm informasi.

Kelemahan pendekatan ini adalah :
1. Perusahaan kehilangan tingkat pengendalian atas sistem informasi.
2. Perusahaan tidak dapat mengembangkan in-house expertise dalam manajemen sistem informasi.
3. Dalam jangka panjang pendekatan ini tidak dapat merespon perubahan kondisi dan sulit untuk memecahkannya

PENDEKATAN REENGINEERING
Memfokuskan pada proses operasional perusahaan. Melakukan pandangan revolusioner yang berhubungan dengan mengapa proses diperlukan daripada bagaimana proses ini dilakukan. Berubah secara radikal.

PENDEKATAN PROTOTYPING
Bersifat revolusioner. Merupakan suatu proses pembelajaran dalam pengembangan sistem. Memberikan perkiraan kasar mengenai desain akhir yang diharapkan. Manfaatnya adalah sistem desain terbaru dapat dilakukan dengan segera.

III. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SITEM
Ada 3 alasan perlunya pengembangan sitem yang berkelanjutan :
1. Adanya perubahan yang tak dapat dihindari baik dalam perusahaan maupun lingkungan perusahaan.
2. Munculnya kelemahan. Manajer baru dapat diangkat untuk memberikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Kelemahan ini dapat diatasi melalui perbaikan sistem informasi.
3. Perbaikan dalam teknologi informasi dapat mengubah dengan segera hardware dan software komputer yang usang.




IV. PERENCANAAN SISTEM

PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI
Merupakan pedoman menyeluruh dalam proyek sistem yang direncanakan dan dikembangkan. Memudahkan peusahaan untuk menghindari biaya pengembangan sistem informasi yang terlalu mahal. Tujuan dari perencanaan sistem strategi adalah :
1. Mengintegrasikan pengembangan sistem informasi dengan proses perencanaan keseluruhan perusahaan.
2. Menjamin pengembangan proyek sistem yang rapi, melakukan efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia.
3. Mengakui prioritas perubahan dan munculnya kondisi baru sebagaimana kenaikan permintaan informasi.
4. Melakukan perbaikan dalam teknologi informasi sebagai hal yang relevan pada kebutuhan perusahaan dan mendapatkan manfaat yang lebih besar dari costs.

Ada 5 tahap dalam perencanaan sistem strategi :
1. Mendapatkan dukungan dari manajemen puncak, yang dimulai dari manajemen puncak.
2. Membentuk steering committee
3. Mengklarifikasi tujuan dan mengidentifikasi hambatan-hambatan sistem informasi.
4. Menyiapkan rencana sistem strategik yang diikuti dengan pengklarifikasian tujuan dan kebijakan.
5. Perencanaan yang disetujui oleh manajemen puncak.

PERENCANAAN PROYEK SISTEM
Proyek sistem ini dilakukan melalui perencanaan sistem strategik. Tahap pendefinisian proyek dan permulaan proyek.

Tahap pendefinisian proyek :
1. Identifikasi proyek yang mungkin
2. Melakukan investigasi awal
3. Menentukan prioritas proyek.
4. Menyiapkan proposal proyek.
5. Mengirim proposal tersebut kepada manajemen puncak untuk mendapat persetujuan.

Tahap permulaan proyek :
1. Menginformasikan manajer dan karyawan proyek sistem.
2. Membentuk tim proyek.
3. Melatih personel yang terkait.
4. Menentukan pengendalian proyek.

V. ANALISIS SISTEM
Untuk mensurvei sistem informasi sekarang dan untuk menentukan apa yang diperlukan untuk menciptakan sistem yang baik.
Tahap analisis sistem meliputi :
1. Survei sistem yang ada.
2. Analisis temuan survei.
3. Identifikasi kebutuhan sistem.
4. Identifikasi kebutuhan informasi.
5. Penyusunan laporan analisis sistem.

DESAIN SISTEM
Dalam tahap desain, tugas pendesain adalah mempertimbangkan ciri sistem yang baik yang memenuhi syarat sesuai dengan keadaan perusahaan. Proses desain sistem meliputi :
1. Desain konseptual
2. desain detil
Langkah dalam tahap ini terdiri dari pengevaluasian alternatif desain, penyiapan spesifikasi desain konseptual dan mendapatkan persetujuan atas desain tersebut.
PERSIAPAN SPESIFIKASI DESAIN
Spesifikasi secara umum dikelompakkan dalam komponen sistem informasi, yaitu: input data, prosedur pemrosesan data, database, pengendalian data dan ukuran keamanan dan output informasi. Kalau ada 2 alternatif desain maka dilakukan screening.
VI. PEMILIHAN SISTEM

PILIHAN MEMPEROLEH SISTEM
Manfaat dan kekurangannya, antara lain :
1. Purchasing Versus Leasing.
2. Single Vendors Versus Multiple Vendors.
3. In-house Systems Versus Outsourcing Computing Services.
4. In-house Software Development Versus Commercial Software Packages.

PENGEVALUASIAN PROPOSAL.
Langkah pertama yang diambil adalah me-review proposal untuk menjamin respon atas spesifikasi dan permintaan yang diusulkan.Ada beberapa tekhnik untuk mengevaluasi produk dari pemaok yaitu:
1. Bencmark Problem Technique.Manfaat tekhnik ini adalah untuk menunjukkan hard ware dan soft ware yang digunakan digunakan dalam keadaan tertentu.
2. Simulation Model technique.Tekhnik ini berguna khususnya dalam mengevaluasi sitem computer real-time on-line.
3. Weight-rating Analiys Technique,Merupakan cara yang murah dalam mengevaluasi faktor yang relevan.

VIII.IMPLEMENTASI SISTEM.

Pengimplementasian desain adalah sitem informasi yang baru terdiri dari tiga tahap yaitu:
1. melakukan aktifitas pendahuluan.
2. Melakukan aktivitas sistem operasional
3. Melakukan tindak lanjut dan evaluasi.

AKTIVITAS PENDAHULUAN.
Tindakan sebelum memulai aktivitas pengimplementasian adalah:
1. Menentukan rencana dan control pengimplementasian,meliputi anggaran biaya,jadwal dan,rencana kerja sedangkan kontrol proyek meliputi melakukan pertemuan untuk review dan membuat laporan periodik.
2. Memahami prilaku yang ada.Karena sistem informasi baru akan dilakukan dan di operasikan maka harus dipahami prilaku orang-orang yang terlibat.
3. Me-review organisasi tim proyek.Tahap implementasi lebih memerlukan keahlian manajerial dari pada tekhnik.
4. Melengkapi sumber daya sistem yang dipilih.

AKTIVITAS PENGIMPLEMENTASIAN.
Aktivitas yang dilakukan dalam pengimplementasian sistem dapat bervariasi dari proyek ke proyek.Ada empat pendekatan untuk melakukan operasionalisasi istm yaitu:
1. Direct Conversion Approach.Sistem baru segera diterapkan setelah semua aktivitas pengimplementasian telah dilengkapi.
2. Parallel Operation Approach.Sistem sekarang dan sistem baru dioperasikan bersama-bersamadan output yang dihasilkan kedua sistem tersebut dibandingkan.
3. Modular Conversion Approach.Pendekatan ini disebut Pilot Approach.Pendekatan ini terdiri dari pengujian dan konversi sistem pada lokasi tertentu sebagai Pilot proyek.
4. Phased Conversion Approach.Pendekatan ini terdiri dari perubahan sistem atas segman sistem baru sampai keseluruhan sistem opersional yang dioperasikan.